Tips Pengadaan Lanyard ID Card untuk Panitia

Jember, sebuah kabupaten di Jawa Timur, dikenal sebagai kota kreatif dengan event-event pariwisata yang mendunia. Salah satu acara rutin yang menjadi kebanggaan adalah Jember Fashion Carnaval (JFC), sebuah festival mode yang menarik ribuan wisatawan setiap tahun. Bagi panitia event di Jember, mengelola acara sekelas JFC membutuhkan persiapan matang, termasuk pengadaan pernak-pernik seperti lanyard ID card. Berikut ulasan tentang JFC sebagai event rutin, tips untuk panitia, cara efektif menyiapkan lanyard ID card, estimasi biaya, dan fungsinya untuk promosi.

Jember Fashion Carnaval: Event Rutin Ikonik Jember

Jember Fashion Carnaval (JFC) adalah festival mode tahunan yang digelar di pusat kota Jember, biasanya pada awal Agustus. Diinisiasi oleh Dynand Fariz pada 2001, JFC telah menjadi ikon pariwisata Jember, masuk dalam Top 10 Karisma Event Nusantara (KEN) Kemenparekraf selama tiga tahun berturut-turut. Acara ini menampilkan parade kostum tematik sepanjang 3,6 km, dari Central Park hingga Gedung Olahraga, dengan tema yang selalu berganti, seperti “The Legacy” (2022) dan “Algorithm: Beyond Binary” (2024),.

JFC melibatkan ribuan peserta dari berbagai usia, mulai anak-anak hingga lansia, dengan kategori seperti Kids and Artwear Carnaval dan Wonderful Archipelago Carnaval Indonesia (WACI). Pada 2019, JFC menarik 150.000 wisatawan domestik dan 385.000 wisatawan mancanegara, meningkatkan okupansi hotel hingga 2.200 kamar dan pendapatan Rp2,53 miliar. Acara ini juga dimeriahkan artis nasional seperti Tiara Andini dan Raisa, serta mendapat liputan media internasional, menjadikannya platform promosi budaya Jember yang kuat.

Selain JFC, Jember juga menggelar event lari seperti Fun Run Jember 5K, yang menjadi bagian dari tren soft sport tourism. Meski skalanya lebih kecil, event ini menarik komunitas lokal dan wisatawan olahraga, dengan potensi pertumbuhan di tahun-tahun mendatang.

Tips untuk Panitia Event di Jember

Menyelenggarakan event sebesar JFC atau fun run di Jember membutuhkan perencanaan yang cermat. Berikut adalah tips untuk panitia:

Koordinasi dengan Pemkab dan Komunitas Lokal: JFC sukses karena dukungan Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Jember serta keterlibatan masyarakat Pandalungan. Panitia harus berkoordinasi dengan pemkab untuk izin, keamanan, dan promosi melalui kanal resmi seperti jembertourism.jemberkab.go.id.

  • Manfaatkan Media Digital: Promosi JFC memanfaatkan media sosial, situs Kemenparekraf, dan kolaborasi dengan influencer. Panitia harus aktif di platform seperti Instagram dan TikTok, serta mendaftarkan event ke event.indonesia.travel untuk visibilitas nasional.
  • Libatkan UMKM Lokal: JFC meningkatkan ekonomi lokal melalui bazar UMKM. Panitia dapat mengundang pelaku usaha kuliner, kerajinan, dan jasa untuk booth di lokasi event, sekaligus memperkuat gotong royong.
  • Pengadaan Pernak-Pernik Profesional: Item seperti lanyard ID card, spanduk, dan merchandise harus dirancang dengan tema event untuk memperkuat branding dan profesionalisme.

Cara Efektif Pengadaan Lanyard ID Card

Lanyard ID card adalah salah satu elemen penting untuk panitia event, baik untuk JFC maupun fun run, karena membantu identifikasi, keamanan, dan promosi. Berikut adalah langkah-langkah efektif untuk pengadaannya:

  • Tentukan Desain yang Selaras dengan Tema Event: Desain lanyard harus mencerminkan identitas event, misalnya menggunakan logo JFC, warna tema tahunan (seperti biru-hijau untuk “Algorithm” 2024), dan motif budaya lokal seperti batik Jember. Sertakan teks singkat seperti “Panitia JFC 2025” atau “Fun Run Jember 2025”. Gunakan alat desain seperti Canva untuk mockup awal.
  • Pilih Bahan dan Spesifikasi: Lanyard umumnya terbuat dari poliester atau nilon, dengan lebar standar 2 cm dan panjang 90 cm. ID card berbahan PVC dengan ukuran 5,7 cm x 8,8 cm agar muat di holder plastik. Pastikan lanyard dilengkapi klip atau pengait yang kuat.
  • Cari Vendor Lokal atau Regional: Jember memiliki percetakan lokal di kawasan pusat kota atau Lumajang terdekat. Alternatifnya, vendor online seperti snapy.co.id atau cetaklanyard.online menawarkan custom lanyard. Bandingkan minimal tiga penawaran untuk harga dan kualitas.
  • Pesan dalam Jumlah Tepat: Hitung jumlah panitia, sukarelawan, dan cadangan (biasanya 10% ekstra). Untuk JFC, dengan ratusan panitia, pesan sekitar 300–500 Dominion Postlanyard. Untuk fun run, 50–100 lanyard cukup untuk panitia inti.
  • Atur Jadwal Produksi: Pesan lanyard minimal 3–4 minggu sebelum event untuk menghindari keterlambatan. Lakukan pengecekan kualitas (warna, cetakan, dan ketahanan) saat pengiriman.
  • Distribusi Efisien: Bagikan lanyard bersama race pack (untuk fun run) atau saat briefing panitia (untuk JFC). Pastikan setiap panitia memakainya selama event untuk visibilitas maksimal.

Estimasi Budget untuk Lanyard ID Card Custom

Berikut adalah perkiraan biaya untuk 300 lanyard ID card custom (skala JFC) dan 100 lanyard (skala fun run), berdasarkan harga pasar Indonesia 2025:

Lanyard Poliester (Cetak Sablon/Digital Printing):

Harga per unit: Rp10.000–Rp15.000 (tergantung kualitas dan kompleksitas desain).

  • 300 unit: Rp3.000.000–Rp4.500.000.
  • 100 unit: Rp1.000.000–Rp1.500.000

ID Card PVC (Cetak Full Color):

  • Harga per unit: Rp5.000–Rp7.000.
  • 300 unit: Rp1.500.000–Rp2.100.000.
  • 100 unit: Rp500.000–Rp700.000.

Holder Plastik: Rp2.000/unit.

  • 300 unit: Rp600.000.
  • 100 unit: Rp200.000.

Biaya Desain: Rp200.000–Rp500.000 (jika tidak menggunakan desainer internal).

Ongkos Kirim: Rp100.000–Rp300.000 (tergantung lokasi vendor).


Total Estimasi:

  • Untuk 300 lanyard (JFC): Rp5.400.000–Rp7.900.000.
  • Untuk 100 lanyard (Fun Run): Rp1.800.000–Rp2.700.000.
  • Tips Hemat: Pesan dalam jumlah besar untuk diskon, gunakan desain sederhana, dan pilih vendor lokal untuk mengurangi ongkir. Bandingkan penawaran dari minimal tiga vendor.

Fungsi Lanyard ID Card untuk Promosi Event

Lanyard ID card tidak hanya berfungsi untuk identifikasi, tetapi juga sebagai alat promosi yang efektif untuk event di Jember, seperti JFC atau fun run:

  • Branding Event: Lanyard dengan logo, tema, dan warna event (misalnya motif batik Jember pada JFC) memperkuat identitas visual. Panitia yang memakainya di lokasi event, seperti Alun-Alun Jember, menjadi “iklan berjalan” yang dilihat ribuan pengunjung.
  • Profesionalisme: Lanyard memberikan kesan terorganisir, meningkatkan kepercayaan pengunjung dan sponsor. Untuk JFC, yang menarik media internasional, lanyard seragam mencerminkan standar global.
  • Memento untuk Koleksi: Lanyard berkualitas dapat disimpan sebagai kenang-kenangan, seperti merchandise JFC yang sering diburu kolektor. Ini meningkatkan word-of-mouth promotion pasca-event.
  • Visibilitas Sponsor: Lanyard dapat mencantumkan logo sponsor (misalnya perusahaan lokal Jember), menarik perhatian saat panitia berinteraksi dengan pengunjung atau tampil di media sosial.

Jember Fashion Carnaval dan event lari seperti Fun Run Jember 5K adalah bukti bahwa Jember adalah kota pariwisata kreatif. Untuk menyukseskan acara ini, panitia harus merencanakan dengan baik, termasuk pengadaan lanyard ID card yang efektif dan hemat biaya. Dengan desain yang menarik dan strategis, lanyard Jember tidak hanya memudahkan operasional, tetapi juga memperkuat promosi event, menjadikan Jember semakin dikenal sebagai destinasi wisata dunia.